作業効率を上げる方法

Googleドライブで事務作業を効率的にする方法

事務作業をしているサラリーマンとしては、日々の作業効率をあげることで仕事をより効率的にすることが重要です。私も仕事柄PCを利用することが多いのですが、その中で実際に利用をしていて、仕事をはよりかどらせるためのツール「Googledrive」について紹介していきたいと思います。

Googledriveとは?

名前からもわかる通り、Googleの提供しているサービスになります。その内容としては、無料から利用することができるオンラインのストレージサービスですね。ストレージの中にPCのように様々な情報データを保存することができます。

さらに、PC以外にもスマートフォンやタブレッド、最近ではコピー機やFAX、カメラなどの機器からも連動することができるので、非常に便利なサービスです。これを使用することによって、いつ、どこでもデータを連動しての様々な利用が可能になります。

ちなみに、Googledriveを使用するには、Gアカウントといったものを作成する必要があります。この作成は基本的には無料(15GBまで)でできますが、一定上の容量を利用したい場合は有料となってきます。

 

Gアカウントの作成

Googledriveを利用するには基本的にGアカウントと呼ばれる、Googleの各種サービスへアクセスするためのアカウントを作成する必要があります。この作成の仕方としては、まず、Google検索のページを開きます。次に、画面右上にある「ログイン」をクリックします。次に、「アカウントを作成」を選択すると、登録に必要な情報を入力して「次へ」を選択します。プライバシーと利用規約の画面が出るので、内容を確認して「同意する」を選択します。

最後に、アカウントの確認をするための画面が出てくるので、ここでは音声通話を選択して、認証に必要な確認コードを聞き取って「確認コード」を入力したら次へ進みます。これでGアカウントの登録が完了します。

このようにGアカウントを作成するための登録自体は簡単ですが、よくあるトラブルとしては、パスワードや自分で作成したGメールアドレスがわからなくなる。といったことがあるのため、自分で作ったアカウント情報を保存したり、メモをしておきましょう。※ただし、重要な情報を取り扱うこともあるので、情報漏洩には要注意。

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Googledriveの利用方法

Gアカウントの作成が完了したら、これでいつでもGoogledriveの利用が可能となります。先にも説明しましたが、Googledriveとは簡単にいうと、フリーのストレージサービスです。1アカウント15GBまでデータを無料で作成・保存ができるため非常に便利なサービスですね。

利用方法としても簡単、Gアカウントにログインをしたら、右上にメニュー画面があるのでその中からGoogledriveを選択して開くだけです。このGoogledriveの中には様々なツールが内包されていて色々な処理や連携が可能なのですが、今回は事務作業などにおいてとくに利用をする3つについてだけ説明します。

ちなみに、その利用方法としてはGoogledrive上で右クリックを押すと「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」といった項目が出てくるので、必要なファイルを選択するだけですぐに利用が可能です。それぞれにどのような機能があるのかについては一つずつ解説していきますね。

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Googleドキュメントの利用方法

これは主に文書を作成するのに利用する機能。例えるのであればMicrosoftのWordですね。ちなみにこのGoogleドキュメントはWordとの互換性もあるため、Googleドキュメントで文章を作成してその情報をダウンロードしてWordで利用する。といった方法も可能です。※ただし、完全な互換性ではなく微妙な差異があるのでその点は注意。

細かな機能としては多々あるため、ここでの説明は避けますが、主な機能としては文書を作成した際の文字装飾や背景処理、画像の取り込みなどによって主に「書類」を作成するのに向いているといえるでしょう。

ちなみに、先ほどのWordとの互換性で差異が出るとはいいましたが、Googleドキュメントの情報をダウンロードする際に、保存形式を選ぶことができて、その際にPDFを選択することでドキュメント上で表示されているままの状態で保存・抽出が可能です。とくに他社へ情報を渡す際などに非常に便利です。

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Googleスプレッドシートの利用方法

こちらは主に、数式を利用した表計算などの情報管理に利用をする機能です。例えるのであればMicrosoftのExcelですね。ドキュメントと同じようにGoogleスプレッドシートもExcelとの互換性があります。※こちらも多少の差異はあります。

基本的にはExcelと同様の数式を利用することができ、様々な計算処理が可能です。またグラフの作成や、書類の作成などにも利用が可能なので幅広い利用が可能なオールマイティなツールです。ただし、これはエクセルなどでも同じですが、計算式を多数使用したりして膨大な処理の強制をすると、毎回の処理が重くなるといったことがあるため、その点は注意が必要です。

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Googleスライドの利用方法

最後に、こちらは会社などのプレゼンなどでの利用で便利な機能です。例えるのであればMicrosoftのpowerpointですね。人によってはあまり先の、ドキュメントやスプレッドシート並みには使うことはないですが、何かの資料を作成する際などに大活躍します。

また、無料のテンプレート機能もあるため、簡単に様々な表現の資料を作ることができるため、資料作成の場においてはとても重宝します。演出方法もたくさんの方法があるので、やり方によってはこれで簡単なアニメを作るといったことなんかもできてしまいます。

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便利なデータ情報の共有

様々な情報を扱う仕事をしていれば、Excel、Word、PowerPointといったMicrosoft(もしくはそれらの類似ソフト)の利用は頻繁に行われていると思いますが、それらは基本的には自らのPC上で加工を行うもののため、ネット上で自由に利用をするのは難しいです。

しかし、以上のように様々な利用方法ができるツールがあることで、作業の幅が大きく広がり、効率的になります。そして、それらのツールとGoogledriveの大きな違いとしては、オンラインでの利用ができることと、その情報を他者と共有ができるといったことにあります。

これは例えば、一つのプロジェクトで利用する文章を作成したとして、それらを共有することで、それぞれがその内容を書き込み・更新・閲覧が可能になるため、同じ情報を瞬時に共有できるといったメリットがあります。

ただし、誰にでも情報が見えるといった状態は、情報漏洩などの危険性もあるのでその点は注意が必要なのでセキュリティについてはしっかりと行う必要がありますが、Googledriveではその点の対策も可能です。

情報の共有をする際、情報共有をしたいファイルを開いたりしている状態だと、画面右上のほうに「共有」といったボタンが表示されています。そのボタンを押すと情報を共有できる対象・方法を細かなに設定することが可能です。

共有の種類としては、「リンクを知っている全員が編集可」「リンクを知っている全員がコメント可」「リンクを知っている全員が閲覧可」「特定のユーザーだけがアクセス可」の4種類があります。

情報のセキュリティを考えるのであれば、通常は「特定のユーザーだけがアクセス可」を選択が必須です。ちなみにこれは基本的には自分だけがアクセス・編集ができる状態ですが、「ユーザー」の欄にアクセスさせたい人物のGアカウント(Gメールアドレス)を追加することで、アクセス権限の付与を行うことができます。

ちなみに「全員が~」を選択した場合には、だれでもアクセスをすることができますが、それぞれの内容に沿ったアクションしか起こせないといったものになりますが、情報の把握だけをしたい場合や、書類の添削をお願いしたいとき、共有をして処理をしたいとき、といった状況に使い分けができるため非常に便利です。

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まとめ

以上、私が仕事の際に利用している便利なツールとして、Googledriveについて紹介してみました。

細かな機能まで含めると説明がかなり複雑化してしまうので簡単な紹介のみですが、その汎用性は高く、様々な状況で使えるツールなので、もし普段の作業で利用をしていないのであればぜひ取り入れてみてください。

ちなみにそれぞれのツールはオンラインでの利用ができるといったメリットの一つに自動保存機能があり、リアルタイムで保存がされているので、作業でよくある失敗の一つである、データが保存されてなかった。。。なんてこともないので安心です。

さらに、バックアップ機能があるため、過去に遡ってデータの復元も可能なため、もし間違って情報を消してしまっても復旧が用意である、といった点も大きなメリットです。

ただし、オンラインで利用ができるということは情報の扱い方を間違えてしまうと、情報漏洩につながりますので重要な情報はしっかりと対応しましょう。

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